みなさん、いま未読メールは何件くらいありますか？

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ほとんどの方が仕事でＰＣを使い、デスクについている間中、一日中メーラーを立ち上げっぱなしだと思います。

一日に受信するメールはおそらく１００件以上の方が多いのではないでしょうか。


そのなかで、自分自身に直接関係し、返信したり転送や指示をしたりするメールは５０件程度？


そうなると、その他のメールは（今は）自分にとって関係のないメールということになります。


関係のないメールはどうしてます？

受信フォルダに置きっぱなしで、未読数千件、という方もいらっしゃるでしょうか。

まるで白髪三千丈・・・朝立ち上げるだけでストレスですね。



自分にとって必要な情報を効率よく取捨選択し、整理整頓していくことは、業務の効率化とともに自分の仕事の進捗管理にもつながり、時間を有効に使えたりします。

逆に、メールの整理に時間をかけていると、一日ではわずかな時間だとしても、１か月、１年でどれほどの時間を費やしているか想像すると恐ろしくなります。


メールマナーは教えても、メールの整理の仕方を教えてくれる人はあまりいませんよね。

職種や業務内容にもよりますが、私がどのようにメールを整理しているかちょっと述べてみようと思います。　あくまで参考まで・・・


１．フォルダ分けと自動仕分けを行う。

基本ですね。

しかし、このフォルダ分けは部署や業務内容、プロジェクトにかかわる組織とフロー、ヒエラルキーを正しく理解していないと最適な分類はできません。

このフォルダ分けこそが新たな仕事を始めた時に最初に行う仕事であり、なおかつ微調整をくりかえし全体の流れを頭のなかで組み立てる重要なタスクです。

また、自動仕分けは「今見なくてもよい」メールを仕分けることにおもに使用しています。

必要な情報が自動で仕分けられると、あとから探す手間に時間を取られてしまうからです。


２．受信フォルダは空に。

１と矛盾するようですが、基本的に受信フォルダにあるメールは自分にとって未処理、もしくは仕掛中のものとしています。

そして、１日、１週間の最後には受信フォルダを空にすることを目標にしています。

もちろん相手次第で難しいこともありますので、実際には１０件～１５件ほど残っていることが多いですが。


３．返信できるメールは開いたその手で返信。

メールを貯めない一つの心がけです。


４．やり取りが繰り返されるメールは、できる限り自分からの返信でやり取りを終える。

礼儀的な心掛けでもありますが、大事なテクニックのひとつでもあります。


５．検索したい内容のメールは送信フォルダから探す。

これが４の理由。

受信メールと比較して送信メールの数は段違いに少ないはず。

探す場所も一か所で済みますし、スピードも速いです。


６．自分から発信するメールにはルールを付けたタイトルをつける。

【見積依頼】　【通関依頼】　【海上ＦＣＬ輸入】　[Air Import]　などなど。

会社やチームでルールが作れればなお良いでしょうし、Ref No. などで整理しておいても、後日検索がしやすいかもしれません。


７．外出の多い営業や現場の人は、受信メールを減らす。

業務系やＣＳの人は、様々なグループアドレスのメンバーに入り、受信メールも多くなりがちです。

そんなときは、受信するメールを極力減らす努力も必要です。

特に不要なグループからは外れ、自分がそのグループに入っていないことをアピールしましょう。

用事があればちゃんと自分あてにメールを打ってきます。

また、営業の人は、案件獲得後にはＣＳ、業務にちゃんと落とし込みをしたうえで、日々の業務のやり取りからは外れることも大切です。


だいたいこのくらいでしょうか。

単なるフォルダ分けだけではなく、複数のラベリングをしたりメールのやり取りを階層的に整理したりしてくれるソフトもありますが、会社的にOffice365のカタにはめられており、あまり自由度がありません。

しかし、上記のルールは２０年くらい前から使える機能しか使っていません。



業務系の中間管理職にもなると、一日１０００件以上のメールを受信していることもありました。

その中でこのような自分ルールを作り、必要な情報を見逃さないように効率よく動けるようになってきたように思います。


誰にでも当てはまる方法ではないかもしれませんが、どれか一つでも参考になれば。

そして、５分でも１０分でも早く帰りましょう。