会社に勤めていると必ず費やさなければならない時間、会議。
会議の効率化についてや、いかに意義を持たせるかといった書籍や記事を多く見ます。
しかし、そのいずれも、方法論が先に立ち、必ずしも役に立つわけではないですよね。
筆者は招集される会議に参加することもあれば、自らアジェンダを用意して会議を招集することもあります。
特に自ら会議を招集する際に注意していること、それは時間の設定や参加者の選定、アジェンダの作成方法といった方法論ではありません。
会議の目的を明確にすること、これを最も重視しています。
筆者の考える会議の目的は以下の３つ。
・情報を共有する会議
・情報を収集する会議
・事案を決定する会議
この目的が主催者にも参加者にもはっきりしていれば、無駄な時間を過ごすことは少なくてすむかなと。
まして、目的もアジェンダもなく、定例だからという理由だけで行う会議は止めたほうがいいでしょうね。
目的がはっきりしていれば、方法論はおのずと決定してきます。
行うことが習わしであり、ラウンドテーブル的にしゃべる必要がある場合には、少なくとも上の3つのいずれかの意思発信をしていることははっきりすべきです。
また、議事録を作成、配布する人は、会議終了と同時に参加者に議事録を配信するくらいの勢いを持ってほしい。
会議は重要です。
しかし、終わってから何のための会議だったのかわからないような会議は止めたほうが無難ですね。
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